Нормальное функционирование любого учреждения, организации или предприятия невозможно без создания и оборота большого количества документации различного назначения. Курс «Архивариус» предназначен для обучения специалистов, в служебные обязанности которых входит организация документооборота, контроль за правильностью формирования дел, обеспечение учета и сохранности архивных документов.
Главной задачей создания и организации работы архива является обеспечение сохранности архивных документов. В ходе обучения слушатели изучают правила и стандарты, регламентирующие функционирование архива, порядок формирования архивной службы, организацию хранения, приема и выдачи архивных документов.
По окончании курса выдается Свидетельство установленного образца с присвоением квалификации «архивариус» или «архивист». Данное свидетельство является основанием для успешного трудоустройства.
Программа курса
Задачи и функции архива. Организация работы архива на предприятии
• Понятие архива организации
• Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности
• Условия создания архива в организациях с различной структурой и формами собственности. Архивное дело с нуля
• Виды архивов и их функции
• Основные организационные документы архива
• Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников
• Составление приказа о назначении ответственного за архив
• Обязанности, задачи и права архивных работников
• Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей
• Оборудование архива, требования к помещениям
• Оптимальные условия хранения документов
• Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
Нормативно-методические основы организации архивного хранения документов
Нормативно-законодательная база в сфере архивного дела
Организация текущего хранения документов
• Правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок ДОУ
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
• Организация работы по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства
Номенклатура дел: правила формирования и оформления
• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Разработка номенклатуры дел организации
• Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
• Правила подписания и утверждения номенклатуры дел
• Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Формирование дел
• Хронологическо-структурная систематизация дел
• Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
• Проверка сроков хранения документов
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
Использование перечня документов
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
Составление описей дел
• Систематизация документов внутри дела
• Обеспечение сохранности и защиты документов организации
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами
Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Оформление документов экспертной комиссией
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
• Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению
Организация архивного хранения дел. Передача дел в архив организации
• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив
Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения
• Составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению
• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• Порядок изъятия документов из архива
• Правила выдачи документов из архива
Использование документов архива
• Учет документов архива
• Проверка наличия и состояния документов архива
• Использование документов архива
• Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам
• Технология поиска архивной информации
Итоговая аттестация слушателей
